W dniu 25 września 2024 roku w życie wchodzi nowa ustawa o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 roku (Dz. U. poz. 928). Ustawa ta nakłada na różne podmioty prawne obowiązek opracowania i wdrożenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych. Ale kogo dokładnie dotyczą te przepisy? Czy każdy podmiot musi się do nich dostosować? W tym artykule szczegółowo omówimy, jakie podmioty muszą wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych, jakie są zasady liczenia zatrudnienia oraz jakie wyjątki obowiązują.
Nowa ustawa o ochronie sygnalistów – kogo dotyczy?
Nowe przepisy obejmują szeroki krąg podmiotów prawnych, które są zobowiązane do wdrożenia procedur zgłaszania naruszeń prawa. Ustawa dotyczy:
Podmiotów publicznych – są to wszystkie jednostki wskazane w art. 3 ustawy z dnia 11 sierpnia 2021 r. o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego (Dz. U. z 2023 r. poz. 1524). Obejmuje to m.in. urzędy, instytucje publiczne, szkoły, szpitale i inne jednostki finansowane z budżetu państwa lub samorządu terytorialnego.
Podmiotów prywatnych – w tej kategorii mieszczą się osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne (spółki z o.o., spółki akcyjne) oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, które ustawa uznaje za zdolne do działania prawnego. Kluczowym kryterium jest tu liczba zatrudnionych osób.
Podmioty prywatne – kiedy obowiązek wdrożenia procedury?
Podmioty prywatne muszą opracować procedurę zgłoszeń wewnętrznych, jeżeli według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku zatrudniają co najmniej 50 osób. Do tej liczby wliczane są nie tylko osoby zatrudnione na umowę o pracę, ale także osoby świadczące pracę na innych podstawach prawnych, takich jak umowa zlecenie czy umowa B2B, o ile nie zatrudniają one innych osób do realizacji tych usług. Przykładami takich osób są:
- Pracownicy etatowi (pełny i niepełny etat).
- Zleceniobiorcy.
- Osoby samozatrudnione (B2B), które pracują bez wsparcia innych pracowników.
Przykład obliczania stanu zatrudnienia: Jeśli firma zatrudnia 28 pracowników na pełen etat, 8 pracowników na pół etatu, 3 pracowników na ¾ etatu oraz 9 zleceniobiorców, a także 2 osoby na umowie B2B (z czego jedna zatrudnia inne osoby do realizacji swoich usług), to w świetle ustawy firma zatrudnia 44,25 osoby. Zatem obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych nie zostaje uruchomiony, gdyż nie osiąga progu 50 zatrudnionych.
Wyjątki od obowiązku wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych
Pomimo jasnych wytycznych co do wdrożenia procedury, ustawa przewiduje pewne wyjątki. W szczególności obowiązek ten nie dotyczy jednostek samorządu terytorialnego (np. gminy, powiaty), które liczą mniej niż 10 000 mieszkańców. Podobne wyłączenia dotyczą jednostek organizacyjnych działających na obszarach o specyficznych potrzebach lub niewielkim zasięgu.
Ponadto, niezależnie od liczby zatrudnionych, obowiązek ten dotyczy wszystkich podmiotów prawnych działających w obszarach takich jak:
- Usługi i produkty finansowe.
- Przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
- Bezpieczeństwo transportu.
- Ochrona środowiska.
Te sektory są uznane za szczególnie wrażliwe i wymagają bezwzględnej zgodności z przepisami dotyczącymi sygnalistów, nawet jeśli zatrudniają mniej niż 50 osób.
Jak liczyć próg 50 osób? Kluczowe zasady
Ustalenie liczby zatrudnionych nie zawsze jest proste. Przepisy wskazują, że do tej liczby należy wliczać pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, a także osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innych podstawach prawnych, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób. Oznacza to, że:
- Zatrudnienie na ½ etatu liczy się jako 0,5 osoby.
- Umowy cywilnoprawne (np. zlecenie) liczone są jako 1 osoba, o ile zleceniobiorca nie zatrudnia dodatkowych pracowników.
- Praca na umowie B2B liczona jest jako 1 osoba, jeśli osoba samozatrudniona nie zatrudnia innych pracowników.
Ważne! Ustawa nie zawiera przepisów przejściowych dotyczących ustalania stanu zatrudnienia dla podmiotów działających w dniu jej wejścia w życie. W praktyce oznacza to, że próg 50 osób należy brać pod uwagę na podstawie stanu zatrudnienia na dzień 1 stycznia 2024 roku lub 1 lipca 2024 roku, w zależności od daty wdrożenia procedury.
Kary za brak wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych
Brak opracowania i wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych może skutkować poważnymi sankcjami. Ustawa przewiduje m.in.:
- Grzywny za brak procedury lub jej wdrożenie z naruszeniem wymogów ustawy.
- Odpowiedzialność karna dla osób odpowiedzialnych za utrudnianie zgłoszeń lub działania odwetowe wobec sygnalistów, w tym kara pozbawienia wolności.
Pracodawcy powinni zatem dołożyć wszelkich starań, aby procedura zgłoszeń była nie tylko zgodna z przepisami, ale także efektywna i przyjazna dla pracowników.
Podsumowanie
Wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych to nie tylko obowiązek wynikający z przepisów, ale także ważny krok w budowaniu zaufania i przejrzystości w organizacji. Przestrzeganie nowych regulacji jest kluczowe, zwłaszcza w sektorach o podwyższonym ryzyku naruszeń, takich jak usługi finansowe czy ochrona środowiska. Dla pracodawców jest to także okazja do stworzenia kultury otwartości i bezpieczeństwa, gdzie każdy może zgłosić nieprawidłowości bez obawy o represje. Warto zadbać o prawidłowe wdrożenie procedur, aby uniknąć sankcji i promować zgodność z prawem.
Czy Twój podmiot jest gotowy na wdrożenie procedur zgodnych z nową ustawą o ochronie sygnalistów? Nie czekaj – zacznij działać już teraz!